BSH Corporate Archives
The following article on the origins of the BSH corporate archive appeared in issue 1/2019 of the Journal "Archiv und Wissenschaft". The quarterly publication of the Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e.V., which has been published since 1967, offers space for specialist articles. It discusses important new publications in the field of economic and corporate history, archiving and related fields and contains up-to-date information on conferences and exhibitions.
The creation of the BSH corporate archive
Founded as recently as 2014, the BSH Corporate Archive is very much a newcomer. The reason for this lies in the history of BSH.
Founded as recently as 2014, the BSH Corporate Archive is very much a newcomer. The reason for this lies in the history of BSH. With annual revenue of around €13.8 billion in 2017 and more than 61.800 employees, BSH Hausgeräte GmbH is one of the global leaders in the home appliance sector. BSH manufactures its products at around 40 factories and is represented by some 80 companies in approximately 50 countries.
The history of BSH goes right back to 1967. This year saw the foundation of Bosch-Siemens Hausgeräte GmbH (BSHG, later renamed BSH) as a joint venture between Siemens AG and Robert Bosch GmbH. BSH was initially tasked with coordinating the home appliance business of the two companies involved in the joint venture. The strategy was that the Bosch and Siemens brands known worldwide should continue to be perceived as independent entities on the market. The employees initially remained employees of their original parent companies, with only a small number working directly for BSH. Closer integration of the two home appliance businesses was a gradual process. In 1978, BSH took over the appliance manufacturing plants from Bosch and Siemens, and purchased further well-known brands (such as Neff and Gaggenau) over the course of the following years. In 2015, Bosch acquired all shares previously held by Siemens, with the result that BSH is now a 100% subsidiary of the Bosch Group.
Up to 2014, BSH had no corporate archive of its own. Due to BSH’s close links with the two mother companies, many of the documents relating to its history landed up in either the Bosch or Siemens archive. The result was that the Bosch and Siemens corporative archives were the first ports of call for those researching into the history of BSH and its products. Although BSH was an independent company, it didn’t have an internal archive that took care of archiving tasks.
The upshot of this was that there were large gaps in the historical records. Because it was becoming ever more difficult for the personnel in the Bosch and Siemens corporate archives to cope with requests for information about BSH and home appliances in addition to their own work, the idea of creating a separate BSH Corporate Archive began to gain popularity. In 2013, a change of CEO brought further momentum. When the new CEO asked the head of communications to “take a look in the archive” for some information he required, the incumbent at the time was forced to answer that they didn’t actually have one. This was the moment when concrete planning actually began. Shortly afterwards, the head of communications and the CEO met up to discuss the necessary funding for creation of a corporate archive, with the budget receiving subsequent approval. The author of this article, working in the communications department, was tasked with internal coordination and implementation of the project.
Da es in der Unternehmenskommunikation der BSH natürlich keinen ausgewiesenen Archivar gab, wurde nach fachlicher Unterstützung durch einen Dienstleister gesucht. Um sich ein Bild über das Angebot an möglichen Dienstleistern in Deutschland machen zu können, wurden zunächst verschiedene Facharchivare um Rat gefragt. Insgesamt konnten vier renommierte Dienstleister identifiziert werden, mit denen Einzeltermine in München vereinbart wurden. Letztlich entschieden sich die Projektverantwortlichen für Neumann & Kamp Historische Projekte aus München. Nicht zuletzt spielte dabei auch die räumliche Nähe eine Rolle, da der Dienstleister eine zügige Reaktionsgeschwindigkeit garantieren konnte und keine Reisekosten anfielen. Das Archiv wurde im Mai 2014 gegründet und der Aufbau zügig begonnen. Hierbei wurden auch die Archivare von Bosch und Siemens eingebunden und Zuständigkeitsabgrenzungen vorgenommen. Ziel war insbesondere, eigene BSH-Provenienzen an den verschiedenen Standorten zu identifizieren und ins Archiv zu übernehmen.
Das Archivprojekt begann mit einer umfassenden Sichtung, bei der zunächst archivwürdige Unterlagen in der Konzernzentrale identifiziert werden sollten und der vorläufige Umfang des Archivguts ermittelt werden sollte. Im Zuge der Sichtungen wurden schwerpunktmäßig mit Bereichsleitern der BSH Informationstermine vereinbart. Bei diesen Treffen wurde das neue Konzernarchiv vorgestellt und gleichzeitig darum gebeten, in den jeweiligen Kellern der Bereiche, zusammen mit einer jeweils kundigen Person des Bereichs, nach archivwürdigen Dokumenten zu suchen. Insgesamt wurden hierzu über 70 Gespräche in Deutschland geführt. Bei den Sichtungen konnten innerhalb von drei Monaten knapp 150 laufende Meter archivwürdige Unterlagen identifiziert werden, die neben dem Geschäftsschriftgut der BSH und umfangreichen Werbesammlungen von Bosch und Siemens auch die Archive bekannter Marken wie Neff und Gaggenau beinhalteten.
Mit diesen Erkenntnissen als Fundament wurde die Infrastruktur des neuen Konzernarchivs aufgebaut, die aus einem Büroraum zur Vorbereitung und Verzeichnung und einem professionellen Archivmagazin bestehen sollte. Ein Archivbüro ließ sich relativ schnell finden, wogegen es mit dem Magazinraum etwas länger dauerte. Der Raum, der zuerst von der Hausverwaltung angeboten wurde, war als Magazin ungeeignet, da durch ihn ein großes Regenwasserrohr führte. Bei einem Bruch dieses Wasserrohrs wäre der gesamte Archivbestand gefährdet gewesen. Vom BSH-Facility Management wurden in der Folge verschiedene Szenarien der Absicherung dieses Raumes entwickelt. Dabei war die aufwändigste Idee eine „Raum in Raum“-Lösung, bei der in den Magazinraum ein zweiter Raum eingebaut werden sollte. Diese Planungen dauerten etwa ein halbes Jahr. In dieser Zeit mussten die ersten Archivalien im Archivbüro zwischengelagert werden. Auf Nachfragen beim Facility Management, ob es denn nicht einen anderen geeigneteren Raum für das Magazin im Haus geben würde, „entdeckte“ man schließlich direkt unter dem bisher ausgewählten Kellerraum einen weiteren Raum, der sich als fast ideal für den Archivzweck erwies. Jetzt konnte die Fahrregalanlage für das neue Magazin bestellt werden, die zu Ostern 2015 in Betrieb genommen wurde.
Von Beginn an war klar, dass mit einer professionellen Archivsoftware gearbeitet werden sollte. Hier ließen sich die Projektverantwortlichen verschiedene Softwarelösungen präsentieren. Neben den üblichen Anbietern von Archivsoftware hatte das Unternehmensarchiv der Robert Bosch GmbH eine eigene Lösung aus einem Dokumentenmanagementsystem entwickelt. Letztlich entschied sich die BSH für die „Boschlösung“, die – nach einem zwischenzeitlichen Systemwechsel – bis heute genutzt wird.
Nachdem die Sichtungen in der Konzernzentrale abgeschlossen waren, wurden die BSH-Fabriken in Deutschland besucht, um dort archivwürdige Unterlagen zu identifizieren und nach München zu überführen. Diese Standorte waren Traunreut, Dillingen, Giengen, Bretten und Bad Neustadt, die alle in den Jahren 2015 und 2016 besucht wurden. Die Recherche wurde von den örtlichen Kolleginnen und Kollegen tatkräftig unterstützt. Ein besonderes Highlight war dabei die Herdfabrik Traunreut, wo in einem Heizungskeller unter den Fabrikationsräumen mehrere Rollladenaktenschränke gefunden wurden, die Dokumente zum Teil aus den 1930er Jahren enthielten. Teilweise mussten diese Schränke aufgebrochen werden, da es hierzu keine Schlüssel mehr gab. Ergänzend ist anzumerken, dass in diesem Heizungskeller – wohl über Jahrzehnte – eine sehr hohe Temperatur sowie Luftfeuchtigkeit vorherrschten. Es grenzt an ein kleines Wunder, dass die Dokumente in einem guten Zustand vorgefunden wurden.
Bis Ende 2015 wurden im Rahmen der Sichtungen insgesamt knapp 180 laufende Meter Akten, Werbematerialien, Fotos und Filme identifiziert und sukzessive ins Archiv übernommen. Ab diesem Zeitpunkt konnte man das BSH-Konzernarchiv als „eingeschwungen“ und handlungsbereit bezeichnen. Wie sieht nun die Zusammenarbeit zwischen dem neuen BSH-Konzernarchiv und den Konzernarchiven der Muttergesellschaften aus? Grundsätzlich ist der zentrale Anknüpfungspunkt zwischen dem Bosch- und dem BSH-Konzernarchiv die Archivsoftware. Um Zugang zu den Beständen zu Bosch-Hausgeräten im Bosch-Konzernarchiv zu erhalten, war es notwendig, dass das BSH-Konzernarchiv Zugriff auf die Archivsoftware von Bosch erhält. Dabei handelte es sich um eine von Bosch selbstentwickelte Software, die ursprünglich auf einem Dokumentenmanagementsystem basierte. Hier gab es, vor allem während der Systemumstellung, den häufigsten Austausch. Nach einigen Abstimmungsrunden bezüglich des Zugangs zum Bosch-Intranet hatte das BSH-Konzernarchiv nun die Möglichkeit, auf ausgewählte freigegebene Archivalien des Bosch-Archivs – vor allem Fotos und Druckschriften – zuzugreifen und die Digitalisate zu nutzen.
Ein weiterer wichtiger Punkt der Zusammenarbeit sowohl bei Bosch als auch bei Siemens sind die Objekte. Da das BSH-Konzernarchiv keine eigene Objektsammlung besitzt, müssen Objektangebote bzw. -anfragen von extern, aber auch von intern an das Bosch- bzw. das Siemens-Konzernarchiv weitergeleitet werden. Dort wird dann jeweils geprüft, ob sich dieses Objekt bereits im Bestand befindet, und wenn nicht, ob es so interessant ist, dass man es zusätzlich aufnehmen/erwerben möchte.
Im Zeitraum seines Bestehens hat das Archiv bereits mehrere hundert interne und externe Anfragen beantwortet und war ein wichtiger interner Dienstleister beim 50-jährigen Jubiläum der BSH 2017. Es hat ferner die Langzeitablagen wichtiger Unternehmensbereiche übernommen und sorgt hier für eine effiziente Erschließung und Bereitstellung bei Bedarf. Zum Ende des Jahres 2015 begann man den Plan zu realisieren, ein „BSH-Geschichtswiki“ ins Leben zu rufen. Anlass hierzu war auch hier das 50-Jahr Jubiläum im Jahr 2017. Das Wiki sollte eine wichtige Säule der Kommunikationsaktivitäten werden. Hier sollten die relevanten Informationen zur Geschichte der BSH und ihrer Marken in Deutsch und Englisch im Netz abgebildet werden – sozusagen das „Schaufenster“ des Konzernarchivs. Im Februar 2016 war das „Go-Live“ des BSH-Geschichtswiki. Es ist unter der Adresse https://wiki.bsh-group.com/de zu erreichen. Inzwischen hatte diese Seite über 250 000 Besucher (Stand März 2019). Das beweist die Attraktivität des Themas Unternehmensgeschichte. Grundlage des Wikis war die gründliche Vorarbeit des Konzernarchivs, woraus der Content des Wikis umfangreich gespeist werden konnte. Nach vier Jahren Tätigkeit ist das Konzernarchiv inzwischen ein wichtiger Bestandteil des Angebots der BSH-Unternehmenskommunikation geworden. Es hat sich als Serviceangebot und Hüter der BSH-Unternehmensgeschichte im Konzern etabliert, und alle Anstrengungen, die seit 2014 hierzu unternommen wurden, haben sich mehr als gelohnt. Im Mittelpunkt der zukünftigen Entwicklung steht neben der laufenden Archivierung und den internen Dienstleistungen die Herausforderung der digitalen Langzeitarchivierung. Dieses Thema wird zunehmend an Bedeutung gewinnen und muss vor allem von der Hard- und Softwareperspektive bewältigt werden. Hier orientiert sich das BSH-Konzernarchiv an dem weiteren Vorgehen des Bosch-Konzernarchivs, um die dort gewonnenen Erkenntnisse zu nutzen. Weiterhin wäre ein sehr interessantes Handlungsfeld für das BSH-Konzernarchiv die Aufbereitung der Geschichte der internationalen Standorte der BSH. Hier müsste idealerweise vor Ort eine intensive Recherche erfolgen, und dies scheitert aktuell an den dafür nicht vorhandenen Ressourcen. Es gibt also noch genügend Pläne, die auf ihre Realisation warten.